Cyfrowe procedury wykonywania zadań umożliwiają w wiejskim zakładzie wodociągowym uzyskanie oszczędności na poziomie 1,5 mln USD

Zlokalizowany w północno-środkowej części stanu Ohio wiejski zakład wodociągowy powiatu Lorain (Rural Lorain County Water Authority — RLCWA) powstał w 1973 r. RLCWA obsługuje ok. 21 000 połączeń usługi i 1200 mil magistral wodnych, pokrywając obszar sześciu powiatów o wielkości 680 mil kwadratowych. Zakład obsługuje 21 przylegających do siebie obszarów miejskich, 4 wsie i jedno miasto.

Główne operacje RLCWA obejmują zakup uzdatnianej wody od trzech głównych dostawców i dystrybucję wody do wiejskich obszarów Ohio, które w innym przypadku nie miałyby dostępu do uzdatnianej wody.

Zakład RLCWA zawsze korzystał z systemu zamówień na pracę opartego na dokumentacji papierowej w celu śledzenia wymiany liczników. W 2017 r. RLCWA rozpoczął realizację programu wymiany liczników, zgodnie z którym planowano wymianę 19 000 liczników na modele z odczytem radiowym. Program wymiany wymagał jednoczesnej pracy trzy- lub dwuosobowych zespołów. Proces miał potencjał tworzenia zaległości dotyczących zamówień na pracę, które oczekiwały na wprowadzenie do systemu rozliczeń, jak również powodował, że śledzenie postępów projektu było wyjątkowo trudne.

Pojawiła się potrzeba zastąpienia procesu opartego na dokumentacji papierowej na bardziej wydajną metodę działania.    

Zakład RLCWA dysponował dobrze opracowanym systemem informacji geograficznych (GIS) korzystającym z aplikacji ArcMap i był w trakcie wdrażania usługi ArcGIS Online. Konfigurowanie konta instytucji w usłudze ArcGIS Online umożliwiło personelowi RLCWA korzystanie z aplikacji ArcGIS Collector na tabletach. Ekipy terenowe mogły szybko wprowadzać dane klientów i informacje na temat nowych liczników, a dzięki parowaniu tabletów z urządzeniem GPS mogły również gromadzić precyzyjne dane dotyczące lokalizacji każdego nowego licznika. Aplikacja ArcGIS Workforce była wykorzystywana do monitorowania postępu prac ekip terenowych. Dane były wyświetlane na mapie internetowej, która udostępniała raport dotyczący statusu wizualnego, umożliwiając personelowi łatwe śledzenie postępów wymiany liczników.

Aplikacja ArcGIS Dashboards zapewniała informacje o statusie w czasie rzeczywistym dotyczące wymienionych do tej pory liczników oraz odsetek wszystkich wymienionych liczników, a także wyświetlała komentarze dotyczące wszelkich problemów występujących podczas wymiany licznika. Definiowała także obszary pracy, umożliwiając przesyłanie powiadomień do klientów.

Wdrożenie platformy ArcGIS umożliwiło RLCWA bardziej sprawną realizację programu wymiany liczników. Zapewniło narzędzia wymagane do gromadzenia, wizualizowania i udostępniania informacji za pośrednictwem map internetowych i paneli. Kierownictwo mogło otrzymywać aktualne raporty dotyczące postępu prac ekip terenowych i dostarczać łatwe w zrozumieniu aktualizacje członkom zarządu.

Zakładowi RLCWA udało się wyeliminować tysiące papierowych zamówień na pracę i uniknąć godzin pracy przeznaczanych na kosztowne oraz czasochłonne wprowadzanie danych przez pracowników wielu działów.

Liczba wymienianych liczników wzrosła ze standardowych 15–20 liczników dziennie do 70 liczników dziennie. Tradycyjnie wprowadzanie danych do systemu rozliczeń zabierało pracownikowi dwie lub trzy godziny. Obecnie dane dotyczące 1000 liczników można wczytać w 15 minut.

Wdrożenie platformy ArcGIS umożliwiło zakładowi RLCWA wykonanie całej pracy związanej z programem wymiany liczników w instytucji, umożliwiając oszczędności na poziomie 1,5 mln USD w zakresie kosztów dotyczących pracowników kontraktowych.   

"Rozległa skala naszego projektu wymogła wdrożenie bardziej wydajnej metody śledzenia instalacji liczników.  Dzięki wykorzystaniu m.in. aplikacji Operations Dashboard mogliśmy dotrzymać ustalonych terminów w ramach projektu i uniknąć tworzenia zaległości zamówień na pracę w formie papierowej, które czekałyby na przetworzenie". 

Joseph Waldecker - zastępca dyrektora generalnego, Rural Lorain County Water Authority