Zwiększanie efektywności działań dzięki systemowi GIS

Utworzony w 1962 r. rejon Camrosa Water District obejmuje obszar ok. 31 mil kwadratowych w południowej części powiatu Ventura w Kalifornii. Rejon obsługuje ponad 35 000 mieszkańców i ponad 3000 akrów upraw rolnych, a także działalności biznesowej i przemysłu lekkiego. Pracownicy rejonu zarządzają trzema systemami dystrybucji: mobilnymi i niemobilnymi systemami wodnymi oraz kolektorem systemu kanalizacyjnego.

Pracownicy Camrosa Water District działali z użyciem niepowiązanych procedur wykonywania zadań, które były uciążliwe, przestarzałe i nieefektywne. Ponadto nie istniała ujednolicona metoda śledzenia postępu prac oraz przekazywania krytycznych danych w teren i z powrotem. Doprowadziło to do fragmentaryzacji danych, zerwania komunikacji i postawy reaktywnej. Rejon wymagał zidentyfikowania sposobu rozwiązywania tych problemów. Ogólny cel polegał na wypracowaniu postawy proaktywnej i odzyskaniu kontroli nad zasobami. 

Zespół ds. systemu informacji geograficznych (GIS) prowadził prace nad pięcioma różnymi aplikacjami mobilnymi wykorzystującymi gotowe możliwości usługi ArcGIS Online (np. Collector for ArcGIS). Realizacja została ukończona z zawrotną prędkością, ponieważ projekt, opracowanie i wdrożenie zajęły tylko kilka tygodni. Aplikacje zostały następnie skonsolidowane w pojedynczą, bezproblemową i przyjazną dla pracy w terenie aplikację. Aplikacja ta, opracowana na podstawie architektury Esri, pełniła funkcję pierwotnego interfejsu użytkownika między pracownikami terenowymi, a bazami danych systemu GIS. Ponieważ z systemem GIS można powiązać wiele innych baz danych, metodologia ta zapewniła pracownikom terenowym bezprecedensowy dostęp w czasie rzeczywistym do wcześniej niedostępnych danych. Oprócz oczywistych informacji na temat lokalizacji operatorzy mają teraz możliwość odzyskiwania historii konserwacji zasobów i, co być może ważniejsze, gotowych projektów z działu projektów. Sukces umożliwił również działania odwrotne, ponieważ teraz operatorzy mieli możliwość rejestrowania i przenoszenia krytycznych informacji dotyczących konserwacji z terenu do lokalnych baz danych. Ponadto oprócz ulepszonych możliwości archiwizowania dokumentów, kadra kierownicza uzyskała odpowiednie narzędzie śledzenia postępów i lepszego przydzielania planowanych zasobów.  

Implementacja rozwiązań opartych na systemie GIS okazała się kluczowym narzędziem umożliwiającym wprowadzenie kilku ulepszeń w instytucji, w tym udostępniania danych czasu rzeczywistego w terenie, ulepszonej archiwizacji rekordów, ulepszonej komunikacji między pracownikami terenu i biura, śledzenia kluczowego wskaźnika wydajności (KPI) i możliwości szybkiego oceniania wyników. W końcu procedura wykonywania zadań została znacząco ulepszona oraz rozszerzono możliwości zarządzania zasobami. To z kolei umożliwiło opracowanie i wykonanie solidnego planu konserwacji profilaktycznej, który zapewnił oszczędności czasu i pieniędzy — krótko mówiąc, rejon stał się dużo bardziej efektywny. O ile bardziej efektywny? Wywnioskowano, że zaoszczędzono 8 procent budżetu i zrealizowano o 50 procent więcej zamówień na pracę!